Tips voor inspirerend Artikel 24-overleg

Artikel 24 van de WOR is een belangrijk hulpmiddel om de OR tijdig bij nieuwe plannen te betrekken. Ger Janssen heeft een aantal creatieve mogelijkheden op een rij gezet om er een inspirerende bijeenkomst van te maken.

Artikel 24 geeft aan dat iedere OR met zijn bestuurder en leden van de raad van commissarissen of raad van toezicht minimaal twee keer per jaar een bespreking van de algemene gang van zaken moeten houden. De bestuurder geeft hierbij aan welke ontwikkelingen er op stapel staan die te zijner tijd advies of instemmingspichtig zullen zijn. Ook wordt de bestuurder geacht afspraken te maken over de wijze waarop de OR betrokken is bij deze onderwerpen. Wat de bestuurder gaat zeggen hoort de OR vaak pas tijdens het overleg. Dat maakt het lastig om ter plekke goede vervolgafspraken te maken over de wijze waarop de OR verder betrokken wordt. Voor je het weet ben je wel vroegtijdig geïnformeerd maar niet vroegtijdig betrokken. Iets wat bestuurders ook nog wel eens met elkaar verwarren!

Tip 1: Voorbereiding

Belangrijk is dat de OR vooraf weet welke thema’s de bestuurder in gaat brengen. Zo kan de OR zich hier op voorbereiden door na te denken over:

• Wat zijn voor de OR belangrijke onderwerpen en waar liggen de prioriteiten?
• Welke rol wil de OR bij deze thema’s spelen?
• Hoe wil de OR vorm geven aan deze rol?
• Op welk moment wil de OR betrokken worden? Het is heel verfrissend wanneer de OR aangeeft waar zijn prioriteiten liggen en waar niet!. Zo kunnen OR en bestuurder ook eenvoudiger concrete werkafspraken maken. Niet alles is immers even belangrijk!

Tip 2: Kies voor een andere werkvorm.
Het artikel 24 overleg is uitermate geschikt om eens samen met bestuurder en eventueel leden van de verschillende raden over actuele thema’s te brainstormen. Terugblik- de huidige situatie en een vooruitblik: wat komt er op ons af. Het kan soms niet anders maar als het slechts een agenda punt is op een overlegvergadering laat je waarschijnlijk kansen liggen om eerder en dieper op beleidszaken in te gaan. Probeer het eens uit door je bestuurder voor te stellen een “Benen Op Tafel” overleg; ”Hemdsmouwen gesprek” of “Hei-sessie “ te beleggen. Allemaal termen om een niet alledaags overleg voorbij de waan van de dag aan te duiden. In een brainstorm sessie kunnen alle deelnemers ideeën genereren over de kansen, bedreigingen, sterktes en zwaktes van de organisatie en hoe hier in de toekomst op in te spelen.

Tip 3: Presenteer het verlanglijstje van de OR
Het art. 24 overleg kun je ook gebruiken om tijdig input te leveren voordat de bestuurder met het management een nieuw strategisch beleidsplan vast stelt. Onze ervaring is dat bestuurders vaak blij zijn wanneer de OR zich duidelijk uitspreekt en stelling neemt. Is een gedegen voorbereiding ook goed zichtbaar dan is doorgaans de reactie heel positief wat niet hetzelfde is als instemmend.

Tip 4: Werk met stellingen
Bij uitstek geschikt om een onderwerp bespreekbaar te maken. Let hierbij op de volgende punten:

1. Kies een onderwerp dat alle aanwezigen aanspreekt.
2. Bedenk bij het formuleren van een stelling dat deze vaak prikkelend en overtrokken is juist om reacties los te maken.
3. Positief geformuleerd geeft meer energie en is gewoon prettiger.
4. Probeer aan het einde samen met de bestuurder een aantal conclusies te trekken en mogelijke vervolgacties te plannen.

Tip 5: Wist u dat?
Door dit lijstje suggestief in te vullen kan de OR laten zien goed op de hoogte te zijn van wat er speelt in de organisatie en de bestuurder uitdagen plannen concreter te benoemen.

Tip 6: “In de wandelgangen”
Een OR kan het zich in de regel niet permitteren om zomaar een gerucht in de wandelgangen in te brengen. U zult verbaast staan van de reactie van uw bestuurder wanneer u er in slaagt op speelse wijze met de nodige humor de onderwerpen uit de wandelgangen in vraagvorm voor te leggen.

Tip 7: Waar ligt u wakker van?
Menig bestuurder heeft de neiging om hier in eerste instantie een stoer antwoord op te geven. Verlegt u de vraag naar ; waar maakt u zich echt zorgen over dan is er een flinke kans dat op een menselijke maat als snel de kern op tafel komt. In een goede verstandhouding kan de OR natuurlijk ook zelf als eerste kiezen voor deze open opstelling.

Tip 8: De OR als uw antenne en uw ambassadeur
Vrijwel elke bestuurder wil weten wat er leeft en speelt in de organisatie en verwacht van de OR relevante signalen. Maar al te graag wil de bestuurder dat het uiteindelijk vastgestelde beleid ook uitgedragen en gesteund wordt door de OR. Is dit niet een ‘kwestie van geven en nemen’ waar heel subtiel en zakelijk een balans in gevonden dient te worden?

Op genoemde tips zijn natuurlijk weer allerlei varianten mogelijk. De formele tekst van artikel 24 laten we hier verder buiten beschouwing. Weet echter dat het formele kader op geen enkele wijze een creatieve aanpak van het artikel 24 overleg in de weg staat!